Hur väljer jag rätt BI-verktyg?

22 februari 2017

När man bestämt sig för att ta nästa steg mot att bli en mer analytisk och datadriven organisation finns det mycket att fundera på. En del är såklart vilket verktyg som enklast och bäst stöder det arbetssätt man strävar emot. Men det finns också många andra minst lika viktiga frågor som hur man ska lyckas att få med och engagera alla anställda på resan och hur man identifierar och säkrar att nödvändig data finns tillgänglig.

Men låt oss i det här inlägget fokusera på den första frågan: Hur väljer man det bästa analysverktyget – och hur får man snabbt nytta av det?

Här kommer bilder och en sammanfattning från en fullsatt session Mats Holmström från SEB och Linda Borelius från Sparks höll på Beslutsstödsdagen 2017.

Det är väldigt roligt att Mats och SEB är generösa och delar med sig av sin process för att utvärdera och välja det BI-verktyg som bäst passade in i deras resa mot ett analytiskt arbetssätt.

Bilderna kan inte reflektera allt som togs upp i presentationen men jag rätar gärna ut frågetecken eller sätter dig i kontakt med Mats. Hör av dig till mig på LinkedIn så löser vi det.

Då kör vi igång. Vi börjar med avslutningsbilden för dig som inte orkar scrolla igenom hela presentationen.

 

Några saker som är absolut nödvändiga för att lyckas i sin utvärdering är dels att välja ut ett eller flera business case som ett nytt verktyg ska kunna stödja. Dels att välja ut ett antal deltagare som får jobba praktiskt med verktygen för att lösa identifierade business case. Låt sedan deltagarna dela och berätta om sina upplevelser för varandra.

 

 

Nu kan du som är bekväm sluta läsa och köra igång att planera din utvärdering. Det här var egentligen allt du behöver ha i åtanke. Men för dig som vill ha lite mer bakgrund och tankar så kommer här resten av presentationen.

Hur väljer man det bästa analysverktyget?
och hur får man snabbt nytta av det?

Början på en resa mot ett nytt sätt att arbeta med nya verktyg är alltid att titta på var man befinner sig idag och var man vill vara i framtiden. I det här fallet hade personalen på avdelningen hög analyskompetens men analysarbetet gjordes i SQL och Excel. En verktygslåda som inte gick hand i hand med den framtida målbilden över hur man vill jobba med dataanalys på ett agilt och effektivt sätt.

En utmaning är att man ofta är väldigt van vid sitt nuvarande arbetssätt och då har svårt att se vilka möjligheter som finns med nya och modernare sätt att arbeta. Man kan då också ha svårt att se vilka fördelar det skulle föra med sig att gå en ny väg med större möjligheter.

Identifiera en frågeställning på hög nivå om vilken väg ni vill gå. På SEB hittade man tre ledord som man tog med sig i utvärderingsprocessen. Modernt. Effektivt. Datadrivet.

I det här fallet, och i de flesta andra fall, vill man få till ett skifte från traditionellt, långsamt och it-intensivt BI-arbete till ett mer agilt och framåtlutat tankesätt. Målet är att både analyser, visualisering och kommunikation av insikter görs av de verksamhetspersoner som bäst kan informationen de arbetar med. Inte av IT som lätt blir en flaskhals.

Det första steget i processen blev sedan att identifiera vilka delar man behövde ta sig igenom för att i slutänden kunna ta ett välgrundat beslut. Här är en bild som beskriver vilken väg man valde och vilka steg den involverar.

När man var klar med research och initiala förberedelser kom Sparks in och gjorde en demo på generella möjligheter i moderna BI-verktyg. Sparks visade även ett exempel på lösning av ett specifikt Business Case för att ge inspiration på riktig data.

Ett tips: Se till att en chef/sponsor är med på dessa demos och förstår målbild och möjligheter. Det gör det mycket lättare att få ok på att lägga den tid som krävs för att göra en ordentlig utvärdering.

Det sista steget i processen, att göra själva utvärderingen, planerades och genomfördes så som man visar i ovanstående bild.

DAG 1 – Det här var ett arbete som inleddes med en gemensam dag. Dagen började med ett intro där alla intressenter presenterade sina business case de skulle försöka lösa. Sedan jobbade man bara en dag fokuserat med respektive business case för att på eftermiddagen återsamlas och presentera hur långt man kommit.

DAG 2-9 – Vissa var i princip klara och hade löst sina uppgifter redan dag ett medan andra som hade mer komplexa case behövde fortsätt jobba till och från under resten av testperioden.

DAG 10 – Perioden avslutades dag tio men en stor presentation för hela avdelningen, representanter från IT samt övriga intresserade personer. Total blev det drygt 40 personer på slutpresentationen. Deltagarna fick presentera sina business case, vad de åstadkommit samt berätta hur de tyckte det var att jobba i verktyget.

En bra effekt av det här arbetssättet blev också att de som löst sina business case direkt hade skapat verksamhetsnytta och kunde fortsätt använda sina lösningar skarpt efter utvärderingen.

När man utifrån presentationerna och deltagarnas samlade intryck sedan väl valde ett verktyg var man nu så säker man kan bli på att det var ett verktyg som skulle hjälpa till att lösa de business case man identifierat.

Efter utvärderingen har resan mot ett analytiskt och datadrivet arbetssätt tagit fart och man har uppnått eller är på väg att uppnå flera av de mål man satt.

Några ord om hur företag som lyckats med sin analytiska resa arbetar. Det handlar om att förstå att att det raka strecket i mitten, dvs fasta rapporter och interaktiva dashboards, bara är en del av bilden. För att få ett analytiskt arbetssätt behövs en plattform som uppmuntrar till att både utforska data och göra analyser. Det kreativa tänkande som driver förändring och ofta är det man vill uppnå med att bli mer datadriven och analytisk är en mix av klotter (fria analyser) och linjer (standardiserade dashboards).  Processen lyckade bolag hamnar i är att man jobbar fritt med analyser där vissa analyser resulterar i insikter man förmedlar och följer upp genom dashboards. Dessa dashboards genererar i sin tur många frågor som besvaras genom att åter jobba med fri analys som genererar nya insikter till nya dashboards. Och så fortsätter det.

Till sist, ett tips om hur du helst inte ska göra. Gör ingen utvärdering som bygger på ”features & functions” i verktygen. Anledningarna är så många. Tänk efter själv – Om du börjar jämföra några verktyg utifrån om man kan filtrera, om man kan byta färg på en stapel, om man kan göra en speciell sorts diagram eller någon annan specifik funktion så kommer du snabbt se att de flesta produkter svarar JA på alla funktioner du frågar efter. Hur lätt eller svårt det var att utföra funktionen kommer inte fram. Dessutom, med tanke på utvecklingstakten av BI-verktyg idag så är den informationen dessutom färskvara. En funktion som saknades i ett verktyg igår kanske finns nästa vecka.

Därför blir det mycket viktigare att sitta med verktyget och känna efter och uppleva hur väl arbetssättet verktyget erbjuder passar dig och din organisation. Gör du det, då kommer du välja ett verktyg du blir nöjd med!

Avslutningsvis – ska du ta med dig tre punkter från den här presentationen så klipp ut och spara dessa.

PS – Vill du ha hjälp att planera din utvärdering så tveka inte att kontakta oss på Sparks, vi älskar att hjälpa företag hitta rätt väg mot att bli analytiska, framåtlutade och datadrivna.